Per inviare in modo corretto una lettera e favorirne lo smistamento, si devono rispettare alcune convenzioni: il nome del destinatario si scrive sempre sulla facciata non apribile della busta (anteriore) e il mittente si scrive sulla facciata che ha l'apertura (posteriore). Solo nella corrispondenza commerciale la sigla stampata può apparire sulla facciata posteriore (in alto a sinistra). Il francobollo deve essere posto a destra in alto e qualsiasi etichetta speciale o dicitura deve essere posta sul lato sinistra della busta. Sul margine sinistro a quasi un terzo della larghezza della busta bisogna scrivere:
1) L'intestazione (es. "gent.mo"), titolo o carica di destinatario (es. Prof. Avv. Ing). In mancanza di titoli o se si preferisce non usarli, si possono usare formule di cortesia come "gentili signori", "gentile famiglia", etc.
2) Il nome di destinatario: prima scrivere il nome e poi il cognome (sebbene in passato si faceva il contrario).
3) l'indirizzo: Indicando la Via seguita dal Numero civico.
4) Il CAP della località (Codice di avviamento postale) seguito dal nome della città. Se non si tratta di una città che è anche provincia, bisogna scrivere (fra parentesi) il nome della città seguito dal nome (o l'abbreviazione) della provincia più vicina.
Esempi: Cascina (Pisa o PI), Calcinate (Bergamo o BG).
5) Il paese o nazione viene indicato solo se si invia la corrispondenza all'estero.
Sulla facciata posteriore si scrive il mittente nella formulazione specificata per il lato anteriore. Generalmente lo si scrive in alto sopra la parte apribile (lingua).